Kdy můžeme fotky použít a kdy je máme raději vymazat?

GDPR se pro nás stává noční můrou ve chvíli, kdy si vybavíme, jak širokou a letitou databází fotografií zachycující osoby disponujeme. Máme hromady fotek z interních akcí pro zaměstnance, firemních akcí pro zákazníky či partnery, z veletrhů, kulturních akcí a jiných příležitostí, které je potřeba řádně zdokumentovat. A co by to bylo za zdokumentování, kdybychom nezveřejnili, co se u nás děje? Snímky umisťujeme na web, facebook, rozesíláme e-mailem, sdílíme, některé se dokonce dostanou i do tisku, visí na pracovištích na nástěnkách, zdobí všelijaké letáčky, občasníky či jiné dokumenty. Profilové foto zaměstnanců najdeme na identifikačních kartičkách, v informačních systémech, v e-mailovém klientovi… Je tu však jedno ALE !

GDPR – napsáno a řečeno k tomuto tématu toho bylo opravdu hodě. Bohužel mnohdy jsou to informace nepřesné a zavádějící, a tak se z GDPR stal démon, kterého se všichni bojí a hledají problémy tam, kde žádné nejsou.

Fotografie osoby je osobním údajem, tudíž se na výše uvedené činnosti (zpracování, které s fotkami děláme), GDPR vztahuje a vyvolává vrásky na čele a řadu otázek.

Můžeme fotografie beztrestně použít nebo potřebujeme souhlas?

Nebo snad máme fotky raději vymazat?

A pro jak staré snímky to vlastně platí? Jen pro nové nebo i ty letité?

Tyto a další otázky nám naši zákazníci velmi často pokládají, tak jsme se rozhodli, že to jednou pro vždy rozsekneme…

Jak se GDPR týká mně, jakožto fyzické osoby? Můžu dát fotku na facebook?

S fotografiemi, které zachycují jen vás osobně, můžete nakládat dle libosti. Pokud fotíte někoho jiného, mějte na paměti, že ho podle občanského zákoníku nesmíte fotografovat bez jeho výslovného souhlasu. Takovým souhlasem je i to, že vám před objektivem ochotně zapózuje. Pokud fotografii zveřejníte (a pozor pořád se bavíme o takové fotografii, která dotyčného nekompromituje, nezpůsobuje mu újmu či neohrožuje jeho práva a svobody) a on se proti tomu ohradí a žádá smazání, jste povinni jeho žádosti vyhovět. V tomto případě platí, že než se obrátí na oficiální místa, měl by nejdříve požádat o odstranění fotografie vás. Nicméně GDPR se vás jako soukromé osoby netýká, dokud nezačnete fotografie používat pro své obchodní aktivity.

Máme fotky zaměstnanců na webu, v informačním systému, na ID kartičkách, ale najdou se i na náborových letáčcích a samozřejmě na facebooku. Co s tím?

GDPR stanoví právní tituly, na základě kterých lze osobní údaje zpracovávat (v tomto případě používat fotografie zaměstnanců). Jedním z nich je oprávněný zájem, což je případ fotky na identifikační kartě zaměstnance. Ovšem je potřeba použití posoudit v širším kontextu – zda je fotka na kartě opravdu nezbytná – počet zaměstnanců, velikost areálu, počet budov atd. V opodstatněných případech se foto může bez souhlasu použít i u kontaktů na webových stránkách (například u manažerské či obchodní pozice).

Pro použití fotek na firemním intranetu webu, facebooku, propagačních materiálech, ale i interním tisku (třeba fotky z vánočního večírku ve firemním bulletinu), budete potřebovat výslovný souhlas zaměstnance. GDPR stanoví jak má takový souhlas vypadat a co je důležité, subjekt údajů (tedy zaměstnanec) musí mít možnost odmítnout nebo kdykoliv souhlas odvolat. Na vás tedy potom je vést agendu udělených souhlasů, ale i těch neudělených či odvolaných a fotografie, ke kterým platný souhlas nemáte, odstranit a zajistit, aby nebyly použity. (Další z možností je dotyčného na fotce anonymizovat.)

A to se týká jak starých fotografií? Jen těch, které jsme pořídili od 25. května 2018?

Nařízení GDPR se vztahuje na veškeré osobní údaje, které zpracováváte. Tedy i na fotografie, které máte uloženy ať už v elektronické nebo papírové podobě bez ohledu na datum jejich vzniku.

Pořádáme školení pro naše partnery, fotky budou zveřejněny na webu. Potřebujeme souhlas?

U fotografií z hromadných akcí platí, že pokud se jedná o skupinovou fotografii, zachycující více osob a tyto osoby nejsou dále nijak identifikovány (např. pod fotkou nejsou napsána jejich jména), souhlas nepotřebujeme. Není však od věci uvést na prezenční listinu, na cedulku v místnosti jakož i na začátku akce zmínit, že bude probíhat focení a pro jaký účel (zveřejnění na facebooku, webu atd.) s možností vyjádření nesouhlasu fotografovi.

A jak je to s fotografiemi našich dětí z akcí školy?

Jedná-li se o skupinové fotografie bez dodatečných údajů, které by mohly jednotlivce identifikovat (například označení třídy, ročníku atd.), lze je zveřejnit bez souhlasu. Fotky jednotlivců nebo s detailními informacemi lze zveřejnit pouze na základě uděleného souhlasu (do 15-ti let věku dítěte uděluje souhlas zákonný zástupce). Vždy samozřejmě existuje varianta fotit zezadu nebo tak, že nejsme schopni osobu na snímku identifikovat, ale… není takového snímku škoda?

Fotíme stupně vítězů. Smíme zveřejnit?

Na stupních vítězů stojí obvykle velmi malá skupinka lidí. A ještě častější je, že jsou tyto fotografie doprovázeny textem, z kterého je zřejmé, kdo je oslavovaným vítězem, proto je vhodné získat souhlas se zpracováním osobních údajů.

U sportovních aktivit jako takových se obecně předpokládá, že budou pořizovány a zveřejňovány fotografie. Neuvádí-li se další, detailnější osobní údaje, lze fotografii zveřejnit bez souhlasu.

A co různé kulturní a společenské akce?

Na takových akcích bývá mnoho lidí, což je poznat i na fotkách, kde jsou zachyceny větší skupinky osob. Tito lidé se obvykle navzájem ani neznají. Je nesmysl od každého vyžadovat souhlas. Bohatě postačí účastníky účinně informovat, že akce bude fotografována a jakým způsobem bude dále se snímky zacházeno (například v programu, u vstupu, při koupi vstupenek). Pokud si někdo nepřeje být zvěčněn, ať se domluví s fotografem nebo si nestoupá do záběru.

Máme zrušit obecní zpravodaj? Vždyť bez fotek by byl o ničem…

Rozhodně nerušte! Fotografie použité ve zpravodaji jsou pod novinářskou licencí. Souhlasy na snímky z hodů, sportovních zápasů, fotky řečníka na veřejné akci nebo i pana starosty předávajícího cenu vítězi závodu, potřebovat nebudete. Pokud však fotíte individuální fotky (vyjma výše uvedených případů), například předškoláka u zápisu, pana starostu v kanceláři, nebo máte v plánu uvést jména osob (třeba zrovna v případě toho vítěze), souhlas si vyžádejte a uschovejte. Pozor, v případě dětí uděluje souhlas zákonný zástupce (do 15-ti let věku dítěte).

Podobná situace je u obecních novin, kde dochází k předávání dat mezi školou a obcí a to je nutné podmínit souhlasem dítěte/rodiče vždy. Obecní zpravodaj může informovat o obecních událostech, zveřejňovat fotky z obce, ale nemůže k tomuto účelu přebírat informace ze svých organizací, pokud takto nebylo dohodnuto v případném souhlasu.

Pokud jste dočetli až sem a s hrůzou jste zjistili, že máte někde zveřejněny nebo použity fotografie osob, ke kterým potřebujete souhlas se zpracováním osobních údajů a třeba už ani nevíte, jak se dotyčný či dotyčná jmenuje, natož jak souhlas získat, existuje jenom jedna cesta… smazat.

Na závěr je vhodné zmínit, že jakmile pomine důvod zpracování osobních údajů (zaměstnanec odejde, subjekt údajů odvolá souhlas, vyprší doba, po kterou byl souhlas udělen atd.), je vhodné osobní údaje (a netýká se to jen fotek) skartovat, vymazat, a to i ze záloh a záložních úložišť.